大型会议准备工作清单需涵盖会前筹备、现场执行及后续总结三个核心环节，具体如下：

一、会前筹备（核心准备）

1. 会议确认与基础信息

   • 确定会议事由、时间、地点及参会人员，明确议题与主讲人。

   • 拟定会议议程并发送参会资料，包括报告、讲话稿等。

2. 场地与设备准备

   • 预订适合规模的会议室，检查音响、投影、网络等设备是否正常运行。

   • 布置会场，包括悬挂横幅、摆放桌椅、设置签到台及茶歇区。

3. 资料与文件准备

   • 打印并装订会议材料（如议程、报告、讲话稿），区分领导与参会人员版本。

   • 准备纸质资料袋，包含会议指引、参会手册及文具（笔、纸、荧光笔等）。

4. 后勤保障

   • 确定餐饮安排（包括酒店、茶歇及午餐），提前预订并测试餐饮服务。

   • 安排住宿、交通接驳，统计参会人数并分配房间。

二、现场执行

1. 设备与物资检查

   • 现场测试音响、投影仪、麦克风等设备，确保信号稳定。

   • 核对文具、资料袋、名牌等物资是否齐全。

2. 人员分工与流程管理

   • 明确主持人、签到员、设备维护人员等职责，制定工作流程表。

   • 进行现场签到，发放活动流程表、名册及参会须知。

三、后续总结

1. 工作复盘

   • 收集参会反馈，梳理工作流程中的亮点与不足。

   • 整理会议纪要，包括决策结果、行动项及改进建议。

2. 费用结算与报销

   • 核对餐饮、住宿、设备租赁等费用，完成报销流程。

   • 整理活动照片及纪念品，制作总结报告。

注意事项 ：不同规模和类型的会议需灵活调整清单，例如企业年会需增加礼品、活动花絮等专项准备。建议提前1-2个月完成筹备，确保各项细节落实到位。