山西档案管理员的职称评定方式是“以考代评”，即档案专业技术资格采取考试的形式代替原有的评审办法来获得。以下是具体的报考条件：

1. 基本条件：坚持四项基本原则，热爱社会主义祖国，遵纪守法；认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，履行岗位职责，恪守职业道德；按有关规定，参加档案专业继续教育培训，取得相应的继续教育证书。

2. 学历和工作年限要求：

   • 中专毕业，从事档案工作满15年，从事助理管员工作满8年；
   • 大专毕业，从事助理管员工作满5年；
   • 大学本科毕业，从事助理管员工作满4年；
   • 研究生班结业证书、第二学士学位证书，从事助理馆员工作2至3年；
   • 硕士学位，从事助理管员工作满2年；
   • 博士学位；
   • 从事助理馆员工作后，获得省部级科技进步三等奖以上获奖项目并且为主要完成人，可不受学历、工作年限条件约束。

综上所述，山西档案管理员的职称评定是通过考试方式进行的，符合条件的人员可以通过参加考试来获得相应的职称。