​​12345热线受理后，具体问题的处理由对应的职能部门或属地政府负责，通过“按责转办”机制精准分配任务，通常需在5个工作日内完成办理并反馈结果。​​

12345热线整合了多渠道诉求，其运行机制遵循“统一受理、按责转办”的原则。接到市民诉求后，热线会根据问题类型自动分类：一般咨询类问题直接调用知识库答复；投诉、举报、求助、建议等需转交具体责任单位。例如，医院服务问题由当地卫健委处理，噪音扰民则细分至环保、城管或交通部门。跨部门或复杂问题由市级热线协调确定主办与协办单位，并通过“首接负责制”明确责任。

办理时效因事项性质而异，咨询类通常3个工作日内办结，求助、建议类为5个工作日，投诉举报则需在5个工作日内反馈初步结果，复杂案件可申请延期，最长不超过10个工作日。若涉及多方职责争议，需经联席会议协商明确承办主体。未在规定时限内办结的，热线将通过系统提醒、书面督办乃至专项督办等方式追踪进度，并要求责任单位说明延期原因。

为确保高效处理，12345热线建立了全程闭环管理机制。从接诉到办结，每个环节均需留痕归档，并引入智能化工单分拨与数据分析技术。承办单位需在时限内向12345反馈结果并由其对诉求人回访确认满意度，不满意则退回重办。动态更新的《民意诉求职责清单》进一步细化分工，明确如工地噪音归生态环境局、公园噪音属城管局等具体责任边界，避免推诿。

最终，12345热线不仅是一个投诉窗口，更通过“未诉先办”机制推动社会治理升级。其通过数据挖掘主动排查风险隐患，如医院投诉激增可能触发行业整顿，施工噪音频发或引发标准修订。这种从个案响应到政策优化的延伸，使热线成为优化治理的重要工具。