​​建档情况说明是用于描述档案内容、背景及重要性的正式文件，核心在于清晰、准确、结构化地呈现信息，便于管理和核查。​​撰写时需包含标题、基本信息、档案主体内容、特殊情况说明等要素，并确保语言简洁、信息真实。以下是具体要点：

1. ​​标题与基本信息​​
   文件标题需明确（如“关于XX档案的情况说明”），开头注明单位名称、档案编号、日期等基础信息，确保可追溯性。

2. ​​档案主体内容​​

   • ​​背景信息​​：说明档案生成的时间、地点、相关事件或项目。
   • ​​具体内容​​：列出档案包含的文件类型及数量（如“15份文件，含审批书、会议纪要等”）。
   • ​​重要性​​：阐述档案的用途或价值（如“为审计提供关键依据”）。

3. ​​特殊情况处理​​
   若档案存在缺失、损毁等问题，需详细描述问题原因及补救措施（如“缺失2份文件，已通过备案副本补充”）。

4. ​​语言与格式规范​​

   • 避免冗长，用分点、加粗等方式提升可读性。
   • 附单位公章或签名以增强可信度。

​​提示​​：可参考模板框架，但需根据实际需求调整内容。定期检查档案说明的准确性，确保与档案现状一致。