固定资产应由会计部门统一管理,出纳员仅负责相关资金收支。 会计负责资产全生命周期核算与监督,包括登记、折旧、盘点等;出纳仅执行购置付款或处置收款,无权直接管理资产。两者分工明确,确保账实相符且资金安全。
会计的核心职责是建立完整的固定资产台账,详细记录资产名称、规格、购入时间、原值及折旧信息,并定期与实物管理部门核对。通过计提折旧准确反映资产价值损耗,编制报表时需确保数据与实物匹配。资产盘点时,会计需联合使用部门核查状态,发现差异需及时调整账目,避免账外资产或虚增成本。
出纳的权限严格限定在资金流转环节。例如购置固定资产时,出纳根据审批后的采购合同付款,需核对发票金额与审批单一致性;资产变卖时,收款后需立即将凭证移交会计做账务处理。出纳不得擅自决定资产处置方式,也不参与折旧计算等专业操作,资金收支需与会计账目实时同步。
企业需通过制度明确岗位分离原则:会计掌握账务系统权限,出纳接触资金账户但无法修改资产数据。关键流程如资产采购需跨部门审批,会计审核单据合规性后,出纳才能付款。年度审计时,会计提供资产清单与折旧明细,出纳提供银行流水,双方记录交叉验证可有效防范舞弊。
固定资产管理本质是价值管理与实物管理的结合,会计承担主责而出纳辅助资金环节。企业应定期检查岗位职责执行情况,确保资产台账、折旧计提与资金流水三者逻辑闭环,既满足内部控制要求,也为税务核查提供清晰依据。