档案保管是指采用科学管理方式和技术手段,对档案进行系统存放和安全保护的工作,核心目标是维护档案的完整与安全,延长其使用寿命,并确保高效调用。其关键亮点包括:分类排架与库房管理、防火防盗等防护措施、定期检查与修复技术,以及兼顾保管与利用的平衡。
档案保管的核心内容可分为四方面:
- 科学排架与分类:根据档案形成时期、类型或立档单位系统分类,采用分类排架、流水排架或综合排架法,确保同一全宗档案集中存放,避免分散混杂。
- 库房管理规范:配备温湿度控制设备,落实防火、防尘、防霉等措施,保持环境整洁有序。例如,不同载体档案需按环境需求分区域存放,纸质档案与电子档案的保管条件需差异化处理。
- 动态维护流程:档案调阅与归还需严格登记,定期检查档案完好性,发现缺失或破损需及时修复。修复技术包括去污、加固、修裱等,同时可借助复制技术保护原件。
- 安全与利用平衡:保管需兼顾长期保存与当前调用需求,例如会计档案需封装移交,特殊调用需负责人审批,避免涂画或拆封。
档案保管需遵循“以防为主,防治结合”原则,既需建造符合标准的库房,也需日常监控环境风险。例如,录音带需避磁保存,电子档案需定期迁移防数据丢失。
总结来看,档案保管是档案管理的基石,需结合技术、制度与人员协作,才能实现从实体安全到价值挖掘的全链条保障。