国家档案局令第13号《机关档案管理规定》是我国针对机关档案管理的核心法规,旨在推动档案管理科学化、规范化,保障档案真实、完整、可用与安全。其核心内容包括档案定义、管理体系、职责分工、设施规范、数字化建设和奖惩机制等,全文共六十八条条款,是机关档案工作的法定指导文件。
国家档案局令第13号明确机关档案指公务活动中形成的具有查考、利用价值的历史记录,涵盖文书、科技、人事、音像及实物档案等。档案工作实行统一领导与分级管理,由国家档案局统筹全国,地方部门按辖区监督,中央与地方专业主管机关需协同执行,确保档案资源跨部门整合。机关需建立档案工作协调机制,明确分管负责人,并设立档案工作机构或指定专职部门,配备专业的全职或兼职人员,构建标准化管理网络。
机关档案管理须覆盖全生命周期:从归档文件的规范制作、分类整理,到档案库房的安全存储与数字化加工。档案库房设计需符合防潮、防火、防盗等要求,配备智能控温系统与安防设施,电子档案管理更需通过防篡改技术与异地备份保障安全。业务外包时,仅限整理、数字化等辅助业务,外包方须经资质审核并接受监管。
档案利用遵循便捷与安全并重原则:开放利用需依密级审批,定期向国家档案馆移交到期档案;开发方式包括编研专题汇编、数据挖掘分析,依托数字档案室建设实现全文检索与资源共享。数字化进程需遵循《电子文件管理规范》,实现扫描件与目录数据库融合,保障电子档案真实性。
违法情形包括未统一管理档案、未设专门机构或配备人员、篡改档案数据等,轻则责令整改并通报,重则处分责任人甚至追究刑事责任;模范单位可获奖励,连续从事档案工作满15年人员亦享表彰。涉密档案管理执行国家保密法规。
总结而言,国家档案局令第13号构建了从制度、设施到技术应用的全方位框架,明确机关档案管理的权责边界与技术标准,成为依法治档的基石,为政务透明化及历史传承提供制度保障。