借款单记账凭证是企业在财务管理中记录借款行为的重要工具，主要用于规范借款流程、明确责任并作为后续报销或还款的依据。其具有以下特点：属于自制原始凭证，一次性使用，需详细填写借款信息，并严格审核与审批。

借款单记账凭证的填写规范

1. 借款单的基本内容：

   • 借款单位、借款人姓名、借款事由需具体明确。
   • 借款金额需大小写一致，金额与实际需求匹配。
   • 还款日期和批准还款日期需精确到日。

2. 填写要求：

   • 借款单一般一式两联，第一联为借款人存根，第二联为付款凭证。
   • 信息填写完整，不得有空缺，确保借款用途清晰。

借款单的会计分录

1. 借款支付时的分录：

   • 借：其他应收款——员工名称
   • 贷：银行存款/现金

2. 实际报销时的分录：

   • 如果实际费用低于预借款：
     • 借：银行存款（退还金额）
     • 借：管理费用——相关费用科目
     • 贷：其他应收款——员工名称
   • 如果实际费用高于预借款：
     • 借：管理费用——相关费用科目
     • 贷：其他应收款——员工名称
     • 贷：银行存款/现金

借款单记账凭证的作用

1. 规范借款流程：通过借款单明确借款事由、金额及还款时间，确保资金使用合理。
2. 财务核算依据：借款单是后续报销或还款的重要凭证，便于企业进行账务处理。
3. 内部控制工具：借款单的审批流程可加强企业对资金使用的监督和管理。

注意事项

• 借款单必须经相关人员审批签字后方可生效。
• 借款金额与实际用途一致，避免资金挪用。
• 还款或报销时，需附上借款单作为依据。

总结

借款单记账凭证是企业财务管理的重要环节，通过规范填写和严格审核，不仅能够提高资金使用效率，还能有效防范财务风险。企业应重视借款单的规范管理，确保每一笔借款有据可查，以维护财务数据的准确性和完整性。