档案的作用是多方面的，涉及历史记录、凭证作用、参考作用等多个方面。以下将详细探讨档案的主要作用及其在不同领域的应用。
档案的作用
历史记录与存史
档案是过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的历史记录。这些记录包括文字、图表、声像等不同形式的历史资料，具有保存价值。
档案作为历史记录的工具，不仅帮助人们了解过去，还为未来的决策和研究提供了宝贵的参考。通过档案，可以清晰地看到历史的发展和变迁，增强对历史和现实的理解。
凭证作用
档案具有法律上的权威性，可以作为处理各种纠纷、争执时的客观凭证。例如，知识产权纠纷、土地使用权纠纷等，都可以通过档案作为有力证据。档案的凭证作用在法律领域中尤为重要。它为各种法律事务提供了确凿的证据，确保了法律程序的公正性和合法性，维护了社会秩序和公平正义。
参考作用
档案是人类文明进步的阶梯，对于人们查考既往情况、掌握历史资料、研究事物的发展规律，批判地继承历史遗产等，具有广泛的参考价值。档案的参考作用不仅限于历史研究，还广泛应用于经济、政治、科学、教育等各个领域。通过借鉴历史经验和教训，可以更好地指导当前和未来的工作和发展。
促进经济发展
档案记录了各种生产建设活动的各种情况、成果、经验和教训，是经济建设规律性的反映。档案对于制订和实施经济发展计划、检查和总结经济发展情况、推广先进的生产技术和管理经验等方面，都是重要的参考资料。
档案在经济建设中起到了至关重要的作用。通过合理利用档案，可以避免重复建设、返工浪费，提高经济效益，促进可持续发展。
推动科学研究
档案为科学研究提供了大量的实验、观察和理论概括的基础材料。无论是自然科学还是社会科学研究，档案都是必不可少的研究资料。档案在科学研究中扮演着重要角色。通过查阅和利用档案，研究人员可以更快地获取所需资料，提高研究效率，推动科学进步。
档案的保存方法
档案装具的排放要求
档案装具应整齐一致，避光通风，充分利用空间，并按要求编列号。档案一般是按全宗进行系统排架，竖放、平放、卷放和折叠是常见的存放方式。
科学的档案存放方法不仅能保护档案的完整性和安全性，还能提高档案的利用效率。合理的档案管理和存放是确保档案长期保存和有效利用的基础。
档案的排列方法
档案排列方法包括按全宗顺序号排列和全宗分类排列法。对于特殊载体的档案，如照片、录音、录像等，应分库存放、排列或排架。多样化的档案排列方法适应不同档案的特点和需求，有助于系统的管理和检索，确保档案信息的有效利用。
档案的存放方式
档案的存放方式应根据档案的类型和载体进行选择，如竖放、平放、卷放和折叠等。特殊载体档案如底片、照片、磁带、软磁盘、光盘等，需采取特定的存放方式以保护其完整性和可用性。
针对不同类型的档案，采取相应的存放方式，可以有效地保护档案的物理和化学性质，延长档案的寿命，确保档案信息的长期保存和可利用性。
档案的作用主要体现在历史记录、凭证作用、参考作用等多个方面。档案不仅是历史研究的宝贵资料，也是经济、政治、科学、教育等领域的重要参考。通过科学合理的档案管理和保存，可以确保档案的长期保存和有效利用，为社会的发展和进步提供坚实的基础。
档案如何分类和整理
档案的分类和整理是档案管理中的重要环节，以下是详细的步骤和方法：
档案分类
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分类方法：
- 年度-机构（问题）-保管期限：这是《归档文件整理规则》建议的主要分类方法。年度是指文件形成的年份，机构（问题）是指文件形成的部门或内容主题，保管期限是指文件的保存时间，通常分为永久、定期30年和定期10年。
- 年度-保管期限-机构（问题）：这种分类方法适用于文件量较少的单位，便于档案移交。
- 年度-保管期限：对于文件量非常少的单位，可以采用这种简化的二级分类方法。
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具体分类步骤：
- 确定年度：文件一般以形成或处理的年度归类，跨年度文件以签发日期为准。
- 确定机构（问题）：按文件形成或承办机构设置类目，涉及多部门的文件归入主办部门。
- 确定保管期限：根据文件的重要性和利用价值，分为永久、定期30年和定期10年。
档案整理
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归类：在确定文件属于归档范围并判定保管期限后，按照分类方案将文件放置到相应的位置。
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排序：
- 件内排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
- 件的排序：在分类方案的最低一级类目内，按文件形成时间顺序结合事由排列。
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档号编制：档号是档案的唯一标识，结构为：全宗号—档案门类·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号。全宗号是国家档案馆给每个立档单位编定的固定号码，档案门类代码由2位汉语拼音首字母标识，年度以4位阿拉伯数字标注，保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”“D30”“D10”标识，机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号。
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加盖归档章：归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构（问题）等。
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文件装订：永久保管的归档文件宜采取线装法装订，页数较少的可以使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的可以使用“三孔一线”装订。定期保管的文件装订方式应符合永久保管的要求。
档案保存的**环境条件是什么
档案保存的**环境条件包括以下几个方面：
温度控制
- 理想温度范围：14℃至24℃，**为18℃至22℃。
- 温度波动：日变化幅度应控制在±2℃以内，以确保档案的稳定性。
湿度控制
- 理想湿度范围：相对湿度应保持在45%至60%之间，**为50%左右。
- 湿度波动：日变化幅度应控制在±5%以内，以防止档案材料的变形和损坏。
光照控制
- 避免直射阳光：紫外线和强光会导致档案材料的褪色和劣化，因此应使用防紫外线窗帘或窗户贴膜。
- 人工照明：应选用低紫外线的光源，减少对档案的损害。
防尘和防虫措施
- 保持清洁：定期清扫库房，防止灰尘和虫害对档案的影响。
- 密封存储：使用密封的柜子或盒子存放档案，防止昆虫和灰尘进入。
防潮和防水
- 湿度控制：通过加湿或除湿设备维持适宜的湿度，防止档案受潮或霉变。
- 防水措施：安装漏水控制器和监测绳，及时发现并处理漏水问题。
防高温和防火
- 温度控制：避免高温环境，防止档案材料老化。
- 防火设施：配备灭火器和火灾报警系统，确保档案库房的安全。
防有害气体和污染
- 空气净化：使用除酸净化一体机和新风换气机，过滤空气中的有害气体和微颗粒物。
- 密封性：确保库房的密封性，防止外部污染物进入。
档案管理的现代化手段有哪些
档案管理的现代化手段主要包括以下几个方面：
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数字化：
- 将纸质档案转化为数字化格式，以便更高效地存储、检索和利用。数字化不仅节约了保管费用和占地空间，还避免了反复印制资料而造成纸张和人员的浪费。
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自动化：
- 借助信息技术实现档案管理流程的自动化，加快了档案的收集、整理、归纳和分析进度，提升了档案查阅与使用的效率。
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网络化：
- 通过网络实现档案的共享和远程访问，方便用户获取信息，提高档案检索工作的效率和准确性。
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智能化：
- 利用人工智能、大数据、云计算等技术进行智能分类、检索和分析。智能化档案管理资源共享提供了开放性的平台，有利于充分发挥档案的价值。
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标准化：
- 建立统一的标准和规范，确保档案的质量和可用性。标准化是实现档案管理现代化的重要内容和环节。
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安全化：
- 加强档案的安全保护，防止数据泄露和损坏。包括物理安全、网络安全和数据安全等方面的措施。
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多元化：
- 涵盖多种类型的档案，如电子文档、图像、音频、视频等。多元化的档案管理能及时有效发挥各种档案的重要作用，提高工作效率。
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一体化：
- 与其他业务系统集成，实现信息的无缝对接和共享。一体化管理为学科和信息提供了一个交叉整合的平台。
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社会化：
- 拓展档案服务的领域，更好地满足社会需求。档案管理机构、管理对象和服务对象的社会化，决定了档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。
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专业化：
- 提高档案管理人员的专业素质和技能水平。档案管理工作是一项政策性、专业性、服务性都非常强的工作，只有整体质量提升，才能实现高质量发展。
