质量扣款通知函的发送流程通常包含以下关键步骤，确保流程规范且具有法律效力：

1. 问题确认与证据收集

   在发送扣款通知前，需对质量问题进行确认，并收集相关检测报告、采购合同等作为依据。

2. 内部审核与责任认定

   由质量部门或法务部门对问题进行审核，明确责任单位及扣款依据，确保处理符合公司政策及合同条款。

3. 发送正式通知函

   通过书面形式向责任单位发送扣款通知函，函件需包含以下内容：

   • 问题描述及检测结果

   • 扣款金额及计算依据

   • 处理期限及逾期后果（如暂停支付货款）

4. 给予整改期限

   在通知函中明确指定整改期限（通常为3-5个工作日），要求责任单位在规定时间内完成整改并提交书面回复。

5. 跟踪与强制执行

   若责任单位未按要求整改或拒绝承担损失，可采取以下措施：

   • 再次发送催告函

   • 委托第三方进行养护或施工

   • 通过法律途径追责并暂停支付货款

注意事项 ：整个流程需保留书面沟通记录，确保证据链完整。若涉及大额扣款或法律纠纷，建议咨询专业法律机构。