员工处罚通知应明确违规事实、处罚依据、具体措施及申诉渠道,核心要素包括:事实清晰、条款对应、程序合规、语气专业。
违规事实必须具体描述时间、地点、行为及影响,避免模糊表述。例如“2023年5月10日,员工张三在仓库吸烟,违反消防安全规定”而非“多次违反公司制度”。
引用公司制度或劳动合同条款作为依据,注明具体条目。如“根据《员工手册》第3.2条‘禁止在禁烟区吸烟’,此次行为属三级违纪”。
处罚措施需与违规程度匹配,包括警告、罚款、停职或解雇等。明确生效时间和执行方式,例如“自本通知下发日起扣除当月绩效奖金20%”。
通知需经员工签字确认,并告知申诉流程。例如“如对处罚有异议,可在3个工作日内向人力资源部提交书面申诉”。
撰写时保持中立客观,避免情绪化措辞,确保法律效力和内部管理权威性。