会议室准备需重点关注基础物资、设备调试及环境优化，具体可分为以下五类：

一、基础物资准备

1. 茶饮与水果

   • 提供矿泉水、茶水（含茶叶、咖啡等），需提前烧水或冷藏；

   • 准备时令水果，注意新鲜度和卫生。

2. 文具与记录工具

   • 每位参会者配备笔记本、笔、中性笔；

   • 准备白板笔、马克笔及会议记录表。

3. 餐饮与休息用品

   • 配备茶杯、果碟、干湿纸巾；

   • 领导休息室需沙发、茶几及电视等。

二、设备与技术准备

1. 投影与音响系统

   • 高质量投影仪、音响设备，需提前调试音效和画面；

   • 配备备用灯泡和延长线。

2. 网络与通讯工具

   • 确保网络畅通，提供无线路由器；

   • 准备备用电话线路或移动网络设备。

三、环境与秩序管理

1. 桌椅与空间布局

   • 根据人数调整桌椅，保持对称排列；

   • 优先选择通风良好、光线适宜的会议室。

2. 清洁与标识

   • 提前清洁桌面、椅套及地面；

   • 摆放指示牌、欢迎标语及会议资料。

四、特殊需求准备

• 根据来宾级别准备鲜花、签字笔、礼品等；

• 远程会议需测试视频设备并准备备用方案。

注意事项 ：所有物品需提前1-2小时检查并摆放到位，确保设备正常运行。若涉及餐饮服务，建议选择卫生许可的供应商。