日记账通常由出纳负责登记,尤其是现金日记账和银行存款日记账,这是出纳的核心职责之一。会计则负责总账和明细账的核算,两者分工明确,形成财务内控的关键环节。
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出纳的日记账职责
出纳需根据审核后的收付款凭证逐笔登记现金和银行日记账,确保每日收支清晰记录,并做到日清月结。例如,销售收到的现金或银行转账需由出纳在对应日记账中填写日期、凭证号、金额及对方科目,同时定期与会计核对总账数据。 -
会计的监督与核算角色
会计负责审核原始凭证并编制记账凭证,为出纳登记日记账提供依据。例如,员工报销差旅费时,会计需审核发票并填制凭证,出纳据此付款并登记日记账。会计还需通过总账监督日记账的准确性,确保账实相符。 -
内控分离的重要性
出纳管钱、会计管账的分离原则可避免舞弊风险。若同一人兼任出纳和会计,可能出现挪用资金或篡改账目的问题。例如,出纳虚构支出并自行记账的行为可通过职责分离被有效遏制。 -
特殊情况处理
小型企业因人手有限可能由会计兼任出纳,但需通过交叉审核或软件监控弥补内控漏洞。例如,使用财务软件自动同步日记账与总账数据,减少人为操作风险。
总结:日记账登记是出纳的基础工作,而会计通过核算与监督确保财务数据真实完整。企业应严格遵循岗位分离原则,若需兼任则需加强技术或流程管控。