样品室管理制度及流程的核心在于确保样品的完整性、安全性和可追溯性，以下是关键要点：

一、样品室管理基础

1. 环境管理

   样品室需保持清洁、干燥、通风良好，不同样品需分类存放于专用柜体，易变质样品需明确有效期。

2. 人员管理

   • 仅授权人员可进入样品室，管理员负责监督活动并记录出入人员；

   • 样品管理员需具备专业培训，对样品状态、去向负责。

二、样品接收与登记

1. 验收流程

   新到样品需检验完整性、密封性，核对标签、编号与交样单据，双方签字后方可入库；

   • 易腐样品需及时处理，避免长时间存放。

2. 信息管理

   建立电子或纸质档案，记录委托单位、样品名称、数量、取样地点、试验项目等关键信息，确保数据完整。

三、样品存储与维护

1. 分类存放

   根据样品类型（原材料、成品等）和状态（未检/已检）分类，不同单位样品需区分存放；

   • 易变质样品需冷藏或冷冻保存，确保环境符合要求。

2. 定期检查

   定期盘点样品，检查完整性、有效期，及时处理过期或损坏样品，记录处理过程。

四、样品使用与借阅

1. 借用流程

   员工需提前申请，填写申请表并注明归还期限，确保样品使用安全；

   • 未经授权人员不得使用或带出样品。

2. 使用规范

   分析人员对样品状态、标签存疑时，需重新取样验证，确保检测准确性。

五、异常处理与责任

1. 异常应对

   发现样品污染、丢失或标签错误等异常，需立即报告并采取补救措施；

   • 因管理失误导致损失的，管理员需承担全部责任。

2. 记录与追溯

   所有操作（接收、存储、使用）需详细记录，确保可追溯性，定期提交管理报告。

总结 ：样品室管理需通过规范流程、严格监督和科学维护，保障样品质量与数据安全，适用于原材料、成品及研发等各类样品的管理。