工程完工告知书是确认施工结束并转移管理责任的关键文件，‌核心要素包含项目信息确认、验收结论标注、质保条款说明‌，需通过规范模板避免法律纠纷。其作用在于明确各方权责，保障双方权益，同时为后续维保提供依据。

‌项目信息准确完整‌是工程完工告知书的首要要求。正文需明确填写工程名称、地点、施工方与业主单位全称、合同编号及实际完工日期，确保与合同一致性。若涉及隐蔽工程验收或分阶段交付，需同步标注验收节点时间与负责人签章信息。数据类信息建议采用表格形式呈现，避免文字冗长造成的理解偏差。

‌验收结论与附件清单‌直接影响法律效力。正文应使用“已按合同要求完成全部施工内容”“通过竣工验收”等确定性表述，不可出现“基本完工”“初步验收”等模糊用语。附件需列明质量检测报告、隐蔽工程影像记录、材料合格证明三类核心文件，纸质版与电子版同步存档备查，附件页码超过5页时应附加目录索引。

‌质保期与责任划分‌需遵循行业标准。住宅类工程通常设置2-5年质量保修期，基础设施工程不低于设计文件规定的合理使用年限。模板中应注明保修起始时间、响应时效（如24小时到场维修）、非保修范围（人为损坏、不可抗力等）三项要素，建议使用加粗字体或独立条款框突出显示。

文件签署环节要求‌三方签章完备‌。施工单位加盖公章及项目经理签字，建设单位需工程部负责人与法务代表双重确认，监理单位签署验收意见时须注明监理资质证书编号。电子文档应使用经认证的电子签章系统，纸质文件建议留存三份原件并由各方单独保管。涉及政府验收的市政工程，需预留主管单位签章栏位。

使用工程完工告知书模板时，建议比对施工合同补充特别条款，重点核查工程量变更确认单、材料代用记录等过程文件的完整性。对于EPC总承包项目，需增加试运行考核指标达标证明文件。定期维护阶段发现的质量问题，可通过该文件快速追溯施工方保修责任，避免因责任归属争议延误处理时效。