​​询证函数据不符时，需清晰列明差异点、分析具体原因并提出解决方案，核心在于客观性、证据支撑和沟通效率。​​以下是关键要点：

1. ​​明确差异项目​​
   直接对比双方记录，精确列出不符的金额、科目及时间点。例如：“应收账款我方记录为X元，贵方回复为Y元，差额Z元需核实。”

2. ​​系统性原因分析​​

   • ​​信息传递错误​​：沟通延迟或渠道偏差导致数据不同步，需加强跨部门或外部单位的信息同步机制。
   • ​​会计政策差异​​：如折旧方法、收入确认标准不一致，需说明双方采用的准则及影响。
   • ​​操作失误​​：手工录入错误或系统故障，需附上原始凭证或系统日志作为佐证。

3. ​​证据与解决方案​​
   提供银行对账单、合同副本等支持材料，并建议对账或调整流程。例如：“差异因发货未开票导致，建议同步电子签收系统以实时更新数据。”

4. ​​规范格式与措辞​​
   采用正式函件模板，包含标题、编号、双方信息，结尾需对方确认签字。语言简洁，避免模糊表述。

​​总结​​：撰写询证函不符说明时，重点是通过数据对比和逻辑分析还原差异根源，同时保持专业性和解决问题的导向性。