通知书写技巧要点可归纳为以下五个方面,确保信息传递高效、规范:
一、结构规范
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核心三要素 :标题、正文、落款(含日期)。标题需包含发文机关、事由和文种(如“关于召开会议的通知”)。
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分段清晰 :正文分开头(缘由)、主体(事项)、结尾(要求),逻辑连贯,避免信息混杂。
二、语言简洁
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通俗易懂 :避免复杂词汇,使用现代汉语语法,确保接收者快速理解。
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突出重点 :关键信息(时间、地点、要求)加粗或变色显示,增强可读性。
三、内容明确
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具体明确 :直接说明事件细节,如活动通知需包含目的、流程、参与方式等。
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避免歧义 :单一主题通知,不混杂多项内容;要求需具体可执行。
四、格式规范
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字体与排版 :正文用宋体、微软雅黑等易读字体,标题字号比正文大1-2号;段落间留白,层次分明。
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附件说明 :如有附件需在正文末尾标注“附件:”。
五、注意事项
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审核校对 :确保被通知单位名称准确,避免使用简称或略称导致遗漏。
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时效性标注 :日期明确通知有效期限,如“特此通知”后标注具体日期。
通过以上要点,可有效提升通知的专业性和可执行性,适用于各类场景(如会议、活动、工作调整等)。