‌催报材料告知函是用于督促对方及时提交材料的正式文书，核心要素包括：明确催报事项、设定合理期限、说明逾期后果、保持专业礼貌。‌ 撰写时需注意格式规范、语气恰当，既要达到催促目的，又要维护合作关系。

1. ‌规范格式与基础信息‌
   告知函需包含标准公文格式：发文单位名称、文件编号、日期、标题（如"关于尽快提交XX材料的函"）。收件方信息需准确完整，必要时标注联系人及联系方式。

2. ‌清晰说明催报事项‌
   开门见山指出缺失材料名称、用途及原定提交时间，例如："贵方于5月10日承诺提交的项目验收报告，现仍未收到"。可附上原始通知或合同条款作为依据。

3. ‌设定明确时间节点‌
   给出新的提交截止日（建议预留3-5个工作日），并强调时效性："请于2025年5月25日前将盖章扫描件发送至指定邮箱"。避免使用"尽快""尽早"等模糊表述。

4. ‌说明后果与协作意愿‌
   委婉提示逾期影响："若未能按期提交，项目审计工作将被迫延期"，同时表达支持态度："如需协助准备材料，请联系我司专员小王（电话123-xxxxxxx）"。

5. ‌专业措辞与签署落款‌
   使用"请予配合""特此函告"等公文用语，避免命令式语气。加盖单位公章或由负责人签字，注明发文部门及成文日期。

‌提示‌：可通过邮件+纸质函件双重发送，邮件主题标注"紧急-材料催交通知"。若超期未反馈，建议升级为正式书面催告函。