档案目录号是档案管理中的关键标识,用于快速定位和检索档案文件,通常由全宗号、目录序号和案卷号三部分构成。填写时需遵循档案管理规范,确保编号的唯一性和逻辑性。
- 全宗号:代表档案所属的全宗(即档案形成单位或个人的集合),一般由字母或数字组成,如“A001”或“Z-05”。
- 目录序号:表示全宗内某一类档案的编号,通常按年度、类别或保管期限划分,如“2023-01”或“永久-02”。
- 案卷号:指具体案卷的编号,在同一目录下按顺序排列,如“001”或“100-150”。
填写时需注意:
- 编号格式统一,避免重复或混淆;
- 按档案分类体系逐级填写,不可跳号或漏号;
- 电子档案系统需与实体档案编号一致。
正确填写目录号能大幅提升档案管理效率,建议定期核对和更新编号规则。