档案室普遍存在硬件设施不足、管理意识薄弱、环境条件差等问题，直接影响档案的完整性和安全性。

1. 硬件设施不达标：许多单位缺乏专用档案室，或空间狭窄潮湿，未配备“六防”（防火、防潮、防虫等）设备，导致档案霉变、虫蛀。部分连基础工具（如切刀、统一档案夹）都未配齐，影响日常整理效率。

2. 管理意识淡薄：领导层常忽视档案管理的重要性，认为其“不创造经济效益”，仅需应付查档即可。这种认知导致资源投入不足，甚至将档案室挪作仓库使用，进一步加剧管理混乱。

3. 专业人才短缺：档案管理人员多兼职或未受专业培训，对归档、分类等操作生疏，材料收集不全或真实性存疑。后备人才不足也与高校课程设置和社会认知偏差有关。

4. 环境条件恶劣：档案室常设在阴暗潮湿处，通风差，杂物堆积，加速纸质材料老化。部分单位虽有独立档案室，但疏于维护，灰尘、蛛网遍布，严重影响档案保存寿命。

解决这些问题需自上而下重视，加大资源投入、规范管理流程，并提升人员专业性，才能确保档案长期安全可用。