会计档案保管规定主要涉及保管期限、移交要求、保管方式及销毁程序,具体如下:
一、保管期限
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分类标准
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永久保管 :年度财务报告、重要经济合同、重大事项凭证等(如年度财务报告、审计报告)。
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定期保管 :会计凭证、账簿等主要档案为30年,月度/季度报告为10年(自会计年度终了后第一天算起)。
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最低期限调整 :2015年修订后,凭证、账簿等主要档案最低保管期限延长至30年。
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计算规则
保管期限从会计年度终了后第一天开始计算,可在此基础上延长,但不得缩短。
二、移交与临时保管
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移交流程
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当年形成的档案需在会计年度终了后由会计管理机构临时保管1年,再移交档案管理机构,最长不超过3年。
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移交时需编制清册并办理手续,出纳不得兼管档案。
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特殊情况处理
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合并/分立单位:存续单位统一保管档案,解散单位由合并方接管。
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电子档案:满足真实性、完整性和系统要求时可仅电子保存。
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三、保管方式
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物理存放
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需存放在安全、干燥、防火的专用设备中,如档案柜或安全库房。
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需设置密码锁或隔离措施防止破坏。
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电子管理
- 需符合国家标准格式,建立审签流程和长期保管系统。
四、销毁程序
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审核与批准
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需经档案管理机构鉴定,确认无重要资料后方可销毁。
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销毁前需登记备案,专人监督并留存记录。
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特殊档案处理
- 涉及债权债务凭证、审计报告等需单独保管至结清或事项完成。
五、其他要求
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查阅与借出 :严格履行审批手续,禁止拆散原卷册或外借原件。
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保密与安全 :采用加密技术保护内容,防止信息泄露。
以上规定综合了财政部《会计档案管理办法》及最新政策要求,确保会计档案的安全性与合规性。