会计档案保管方式主要包括以下四种,结合了纸质、电子及混合形式,并遵循分类管理、安全保管等规范:
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纸质档案保管
- 将会计凭证、账簿等纸质文件分类、编码、装订后,存入专用档案柜或档案室,确保物理安全。
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电子档案保管
- 通过计算机、移动硬盘等存储介质保存电子文件,需采用“AB备份法”分散存放,防止数据丢失。电子档案期限不得短于纸质档案。
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影像档案保管
- 以数字化形式将纸质文件转化为光盘、硬盘等介质,通过影像技术管理,便于长期保存和查阅。
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混合档案管理
- 整合纸质、电子、影像等多种形式,通过计算机软件统一管理,提升存取效率和安全性。
补充说明 :
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保管流程需包括分类整理、建立保管程序、明确责任人,并严格执行安全措施(如防篡改、定期检查)。
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保管期限分为永久(如年度财务报告)和定期(如3年、5年、15年等),具体根据会计档案类型确定。