选择机构、及时转递、规范管理

个人档案保管是职业生涯中的重要环节，直接关系到个人权益的实现。以下是档案保管的综合注意事项：

一、档案存放机构选择

1. 优先选择正规机构

   必须将档案存放在学校、人才市场、人力资源和社会保障部门等正规机构，避免个人长期持有档案。

2. 避免自行保管

   个人保管易导致档案丢失、损坏或泄露，且超过两年可能变为“死档”。

二、档案转递与接收

1. 通过正规渠道转递

   必须通过单位公对公转账、机要通信或邮政EMS标准快递转递，禁止私递或拆封。

2. 接收时核对材料

   接收单位需核对档案完整性，发现破损或密封问题需及时联系原管理单位处理。

三、档案日常管理

1. 保持档案完整

   检查档案袋是否破损、密封是否完好，避免涂改档案内容。

2. 规范借阅流程

   建立《档案借阅登记表》，经批准后方可借阅，复印件仅限指定用途。

3. 安全存放

   避免档案接触水、火、虫等，存放在防火、防盗的档案库房中。

四、档案有效期与转移

1. 关注时效性

   普通高校档案一般有2年择业期，超过后可能被退回生源地，需主动办理转移手续。

2. 及时转递离职档案

   离职后应尽快将档案转至新单位或人才中心，避免滞留原单位。

五、特殊情况处理

1. 档案损坏或丢失

   需联系原管理单位补办或重贴封条，确认材料真实性后重新密封并托管。

2. 跨地区转移

   非本地人员需携带身份证、学历证等材料到户籍地人社局办理存档手续。

六、其他注意事项

• 电子档案同步 ：部分机构要求提供电子档案副本，需确保与纸质档案一致。

• 定期检查 ：建议每1-2年主动查询档案状态，避免因信息变更影响使用。

通过规范管理档案，可有效保障个人权益，为职业发展提供有力支持。