公文格式根据应用场景和规范要求,主要分为以下三大类:
一、标准格式(文件式)
这是最常见的公文格式,包含以下要素:
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版头部分 :份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码、二维条码等19个要素。
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版记部分 :页码、印发机关、印发日期等。
二、信函式格式
适用于处理日常事务的平行文,特点包括:
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发文机关标识 :使用全称(如国务院为“中华人民共和国国务院”),不带“文件”二字。
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版式要求 :上边缘距上页边30mm,发文机关下4mm处为武文线,下行20mm处为条文武线,两线间距170mm。
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其他要素 :发文字号顶格标识,可标注份数序号、秘密等级或紧急程度。
三、命令式格式(令)
国家行政机关发布的最高级公文形式,要求严格:
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发文标识 :发文机关全称加“命令”或“令”(如“国务院令”)。
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结构要求 :顶格标识令号(如“第1号令”),正文中间不加红色反线。
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签发要求 :需标注签发人签名章及职务,联合发布的需标注全称。
补充说明
公文格式还包含其他特定类型,如:
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会议纪要式 :以“某某会议纪要”开头,不加盖印章。
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公告/通告 :适用于重大事项,需公开发布。
不同文种在格式上存在差异,需根据行文关系(上行文、平行文、下行文)和内容性质选择合适格式。