档案编号规则顺序是什么

档案编号规则顺序主要遵循以下原则,确保编号的统一性、合理性和稳定性:

一、基本原则

  1. 唯一性 :每个档案编号需唯一对应一个对象,避免重复。

  2. 合理性 :编号结构应与档案分类体系相匹配,便于管理和检索。

  3. 稳定性 :编号规则一经确定,原则上不随意更改。

二、核心结构

档案编号通常由以下四部分组成:

  1. 全宗号 (4位):标识档案所属单位或部门,如“0134”代表某单位全宗。

  2. 目录号 (2位):对应档案大类或子类,如“K1”代表会计账目。

  3. 时间标识 (4位):包含年份(后两位)和月份(两位),如“201306”表示2013年6月。

  4. 顺序号 (4位):在同一时间标识下的档案流水号,如“0001”。

三、分类示例

  • 文书档案 :全宗号-目录号-年份-保管期限-顺序号(如“0134-K1-2013-D30-0001”)。

  • 会计档案 :全宗号-目录号-年度-项目号-顺序号(如“0134-K1-2013-财政帐001-0001”)。

四、注意事项

  • 年份通常取后两位,月份不足两位时补零(如“2013年5月”表示为“1305”)。

  • 保管期限分为永久(Y)、长期(C)、短期(D),分别对应不同年限。

  • 特殊情况下可添加机构代码或问题号(如“ELTD”表示土地承包档案)。

以上规则可根据实际需求调整,但需确保核心结构的一致性。

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