下发通知的表述需要遵循一定的格式规范，以确保信息传递的准确性和规范性。以下是具体要求及示例：

一、基本格式结构

1. 标题

   • 简洁明了，可包含发文单位、事由及文种（如“关于五一节假日放假的通知”）；

   • 也可直接使用“通知”或“重要通知”等通用标题。

2. 发文字号

   • 由机关代字+年号+序号组成（如“江应职院发2006第2号”）。

3. 主送机关

   • 明确被通知单位或个人名称（如“各系、各班级”）。

4. 正文

   • 缘由部分 ：说明通知目的、依据或意义（如“根据校历安排”）；

   • 主体部分 ：具体说明事项内容（如放假安排、工作要求等）。

5. 落款

   • 包含发文单位名称和日期，分两行书写。

二、关键注意事项

1. 格式规范

   • 采用条款式行文，语言简洁明了，便于执行；

   • 表格类通知需注明部门、制表人及时间。

2. 称谓规范

   • 优先使用全称（如“公司各部门”），正式文件避免使用“亲爱的员工”等口语化表达。

3. 时效性要求

   • 紧急通知需标注“紧急”或“特此通知”，并明确执行时间。

三、示例参考

公司五一放假通知

（适用于一般性通知）

主送 ：各系、各班级

正文 ：

根据校历安排及集团部署，现决定五一期间放假，具体安排如下：

• 放假时间：2024年5月1日至5月3日

• 交通车安排：5月3日返程班次调整至下午3点

（注：请提前做好返程规划）

紧急通知

（适用于突发事件）

主送 ：全体员工

正文 ：

因突发设备故障，生产系统暂停运行，需立即停止相关操作，待维修完成后恢复生产。请各部门配合做好人员安置工作

通过规范表述，可有效提升通知的正式性和执行力。若需进一步优化，可结合具体场景调整内容结构。