以下是文件传阅单的模板设计及使用说明，综合多个权威来源整理而成：

一、模板结构说明

1. 头部信息

   • 公司/部门名称 ：填写文件发布单位全称

   • 文件标题 ：简洁明了地概括文件主题

   • 文号与日期 ：包含文件编号、收文日期、签发人及自编文号

   • 附件说明 ：标注附件名称及格式要求

2. 传阅流程说明

   • 列出接收部门及负责人签字栏，标注执行总裁、副总裁等审批层级

   • 添加备注栏说明特殊处理要求（如传阅完毕后需交回存档）

   • 可附上传阅路径或电子签名链接

二、使用注意事项

1. 格式规范

   • 采用公司统一公文格式，字体、字号需符合规范

   • 行距、页边距保持一致，确保清晰易读

2. 审批时效

   • 明确标注传阅截止日期，避免超期导致文件失效

   • 建议设置提醒功能，确保及时处理

3. 安全性

   • 仅通过加密渠道传输文件，避免信息泄露

   • 重要文件需标注“机密”或“敏感”等级

三、示例模板（综合版）

[公司抬头]  
[文件标题]  
[文号][日期]  
[签发人]  

**部门A** ：  
负责人：[签字]  
备注：[特殊说明]  

**部门B** ：  
负责人：[签字]  
备注：[特殊说明]  

**执行总裁** ：  
签字：[签字]  
备注：[最终审批意见]  

**附：文件传阅流程图**  
（可附上流程图或说明文字，帮助接收部门理解流程）  

通过规范使用文件传阅单，可有效提升文件处理效率，确保信息传递的准确性与保密性。