学校接待外校的方案及流程可归纳为以下五个核心环节，结合权威信息源整理如下：

一、接待方案制定

1. 预约与通知

   • 需提前至少一周预约，提供访问目的、时间、人数及服务需求，由接待人员确认细节。

   • 确定接待日期时避开学校繁忙时段，优先选择假期或周末。

2. 分工协作

   • 成立接待工作小组，包括宣传组、接待组、后勤组、安全组等，明确各司其职。

   • 各部门需提前准备资料（如学校简介、教学设施介绍）和物资（签到表、纪念品）。

二、接待流程设计

1. 到达接待

   • 在校门口或指定地点设立接待处，发放访客证件，提供校园地图和参观指引。

   • 安排专人引导注册签到，记录基本信息并介绍学校背景。

2. 参观安排

   • 规划标准化路线（如从校门到图书馆、实验室等核心区域），配备专业讲解员。

   • 结合互动环节（如座谈会、教学示范），促进经验交流。

3. 餐饮与送行

   • 安排午餐或茶歇，提供本地特色餐饮。

   • 送行时安排专人陪同，确保安全离校。

三、后勤保障措施

1. 安全与卫生

   • 做好校园安全巡查、消防设备检查及应急预案制定。

   • 接触前对教室、会议室进行清洁消毒。

2. 设备与物资准备

   • 确保摄像设备、投影仪等正常运行，提前调试音响灯光系统。

   • 准备备用物资（如文具、宣传册）应对突发情况。

四、应急预案

• 预警与响应 ：接到通知后启动预案，协调调整教学安排、后勤保障及人员分工。

• 突发情况处理 ：包括天气变化、设备故障等，确保活动安全有序进行。

五、注意事项

• 提前与来访方确认需求，灵活调整行程。

• 注重活动宣传，通过官网、社交媒体发布动态。

以上方案需根据学校实际情况（如规模、资源）进行细化调整，确保接待工作高效、专业。