保密文件清退流程是指对涉密文件进行规范回收、销毁或归档的系统化操作,核心环节包括:
- 登记核验(确保文件完整性)
- 分级处理(按密级分类清退)
- 安全销毁(物理/电子化销毁)
- 全程监督(双人核查+记录留痕)
分步流程详解
- 前期准备:明确清退范围(如过期文件、作废资料),制定清退清单,通知相关部门。
- 移交登记:清退方与接收方现场核对文件名称、密级、数量,填写交接单并双方签字。
- 销毁处理:
- 纸质文件:使用碎纸机或焚烧,需全程录像并由监销人签字确认。
- 电子文件:专用软件彻底擦除存储介质,必要时物理破坏硬盘。
- 归档备查:清退记录(交接单、销毁证明等)保存至少3年,供审计追溯。
注意事项
- 严禁个人私自处理保密文件,必须通过单位保密部门统一操作。
- 涉密载体(如U盘、光盘)需同步清退,避免遗漏。