涉密文件清退程序是保密管理中的重要环节，需严格遵循相关规定和流程。以下是综合整理的核心步骤和注意事项：

一、清退范围与责任

1. 定期清退

   • 机密文件每半月核对一次，秘密文件每月核对一次，绝密文件每周核对一次。

   • 市直单位需每季度清退下属单位文件，每年3月底向保密委员会报告清退情况。

2. 人员变动时清退

   • 涉密文件管理人员工作调动时，必须清点移交所有文件，禁止私自销毁或遗弃。

   • 领导干部离岗离职时，需履行同样的清退手续。

二、清退流程与规范

1. 文件清点与登记

   • 对需清退的文件进行详细清点，登记文件名称、密级、数量、来源等信息。

   • 建立《涉密文件清退登记表》，确保信息准确无误。

2. 审批与移交

   • 清退文件需经单位主管领导审核批准，履行清点、登记手续。

   • 通过机要渠道或指定人员移交文件，确保传输安全。

3. 无保存价值的文件处理

   • 无保存价值的文件需按保密规定销毁，禁止自行处理。

三、特殊场景补充

1. 中央文件清退

   • 中央文件需按中央保密部门统一规定程序清退，地方单位无权擅自处理。

2. 电子文件销毁

   • 电子文件需通过专业销毁设备或指定机构处理，确保无法恢复。

四、违规处理

• 未经批准擅自销毁或泄露文件，将依法依规追究责任。

• 丢失或被盗文件需立即报告，并启动应急预案。

五、注意事项

• 清退前需确认文件密级和保存期限，避免误操作。

• 个人使用的涉密文件需在离岗前全部移交，不得留存。

通过以上程序和规范，可有效防止涉密信息泄露，确保国家秘密安全。