邮件合并是一种高效的文档处理方式，它可以将多个收件人的信息与固定模板合并，生成个性化的文档。以下是邮件合并的四个关键步骤：

第一步：准备数据源

需要准备一个包含收件人信息的数据源，如Excel表格或CSV文件。数据源应包含所有必要的字段，例如姓名、地址、电子邮件等。

第二步：创建主文档

在文字处理软件（如Microsoft Word）中创建主文档。将所有固定不变的内容输入到文档中，例如抬头、正文、落款等。为主文档设计好排版和格式。

第三步：插入合并域

在主文档中插入合并域，即用于表示邮件合并时将插入的收件人信息的占位符。例如，在需要插入姓名的位置，点击“插入合并域”，选择“姓名”并插入。重复此操作，直到所有个人信息域都被添加到模板中。

第四步：启动邮件合并

在软件中启动邮件合并功能，选择数据源文件，并配置邮件合并选项，如文档类型、邮件合并域等。预览生成的文档，确保内容无误后，完成合并。

通过以上四个步骤，您可以快速生成包含个性化信息的批量文档，大幅提升工作效率。