档案管理主要包括收集、整理、保存和利用四个方面。
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收集:这是档案管理的第一步,包括对各种载体形式的档案进行接收和征集。档案的来源可以是企业、组织或个人在活动中形成的文件材料,也可以是从外部获取的与本单位有关的文件材料。
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整理:收集到的档案需要进行分类、排列和编目,以便于后续的保存和利用。整理工作包括对档案进行鉴定,确定其价值和保管期限;对档案进行分类,按照一定的标准将其归入相应的类别;对档案进行排列,按照一定的顺序将其组织起来;对档案进行编目,编制档案目录等检索工具,以便于查找和利用。
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保存:档案的保存包括对档案进行安全保管和保护,以延长其寿命,防止其损坏或丢失。保存工作包括对档案进行装订、装盒、上架等物理保护措施;对档案库房进行温湿度控制、防虫防霉等环境控制措施;对档案进行数字化处理,建立电子档案库等技术保护措施。
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利用:档案的利用包括对档案进行查询、借阅、复制和提供利用服务等。利用工作包括建立档案检索系统,提供多种检索途径,方便用户查找所需的档案;提供档案借阅服务,满足用户对档案的查阅需求;提供档案复制服务,方便用户获取档案的副本;开展档案编研工作,对档案进行加工整理,形成各种档案编研成果,为用户提供更加系统、全面的档案信息。
通过以上四个方面的工作,档案管理能够实现对档案的全过程管理,确保档案的安全、完整和有效利用。