档案管理员的日常工作主要包括以下内容,综合多个权威来源整理如下:
一、档案收集与接收
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文件材料收集
负责公司各业务部门形成的文件材料收集工作,包括公文、合同、会议记录、财务报表等。
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归档文件接收
接收来自集团、项目或外部的档案,进行分类、登记和初步整理。
二、档案整理与保管
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分类整理
根据档案类型(如文书、工程、人事等)进行分类,编制案卷目录和检索工具,确保档案系统化。
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物理保管
负责档案的存放、装订、编号和库房管理,确保档案安全、完整,定期检查档案状态。
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特殊档案管理
对涉密档案、人事档案等特殊类型档案进行专项管理,执行保密制度。
三、档案利用与服务
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借阅管理
办理档案调阅手续,登记借阅信息,确保档案按时归还。
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信息检索与统计
编制档案统计报表,提供档案查询服务,满足内部部门的信息需求。
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衍生服务
协助编制可行性报告、项目验收文件等特殊档案。
四、制度与安全
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制度完善
制订或修订档案管理制度、流程,指导子公司完善档案管理。
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安全保障
负责档案库房安全、防火防盗工作,制定应急预案,处理突发事件。
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合规性维护
确保档案管理符合《档案法》及公司政策,定期开展档案知识培训。
五、其他职责
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沟通协调
与各部门保持沟通,协调档案相关的工作任务。
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信息化管理
维护档案数据库,搭建信息化管理平台,提高档案管理效率。
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临时任务
完成领导交办的其他临时性工作。
六、专项工作(视部门职能)
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人事档案管理 :整理、鉴定、统计人事档案,建立全宗目录。
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工程档案监督 :协助项目公司验收竣工档案,管理工程相关资料。
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印章与合同管理 :刻印、保管印章,分类归档合同文件。
以上职责需结合具体组织架构和业务需求调整,档案管理员需具备较强的责任心、保密意识及信息化管理能力。