​​员工违规处罚通知书需明确违纪事实、处罚依据及申诉权利，核心要素包括行为描述、条款引用、处理决定和整改要求，确保合法合规且起到警示作用。​​

1. ​​事实描述精准化​​
   开篇需用中性语言详细说明违规行为，包括时间、地点、具体表现（如旷工、泄密等），避免主观评价。例如：“经核实，XX员工于5月3日擅自将客户数据外传，违反《信息安全管理制度》第5条。”

2. ​​条款引用权威性​​
   处罚依据必须直接关联公司现行规章制度或劳动法条款，增强法律效力。例如：“根据《员工手册》第三章第2款，此类行为属‘严重违纪’，公司有权解除劳动合同。”

3. ​​处理决定分层化​​
   处罚措施需按情节轻重分级，如口头警告、书面警告、停职、解雇等，并注明执行细节。例如：“给予扣发当月绩效奖金20%，并记过处分，整改期30天。”

4. ​​申诉流程透明化​​
   明确告知员工申诉渠道和时限，体现程序公正。例如：“如对处罚有异议，可于收到通知后5个工作日内向人力资源部提交书面申诉材料。”

5. ​​整改要求具体化​​
   提出可量化的改进目标，如完成培训、提交检查报告等。例如：“需于一周内参加职业道德培训并通过考核。”

​​提示：​​ 通知书需由HR与法务联合审核，避免歧义引发劳动纠纷，同时存档备查以完善管理闭环。