会计档案销毁的相关规定主要依据《会计档案管理办法》制定,具体要求如下:
一、销毁前提
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保管期限届满 :仅限达到法定保管期限的会计档案;
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经鉴定无保存价值 :需通过专业鉴定确认档案已失去保存意义。
二、销毁流程
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提出销毁意见
由档案机构与会计机构共同编制《会计档案销毁清册》,列明档案名称、编号、保管期限等详细信息;
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审批程序
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一般单位需报单位领导批准;
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国家机关需财政、审计部门联合监销;
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国有企业需报上级主管单位批准;
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清点核对
销毁前由档案和会计机构共同清点档案,确保与清册一致;
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实施销毁
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纸质档案需单独抽出立卷保管至未了事项完结;
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电子档案需单独转存至未了事项结束;
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监销人员(档案、会计及审计部门人员)全程参与;
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记录与报告
销毁后需在清册上签名盖章,并编制监销报告报单位领导备案。
三、特殊规定
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禁止销毁的情形
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未结清的债权债务凭证;
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涉及其他未了事项的原始凭证;
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长期保管方式
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纸质档案可单独保管或转存至专门机构;
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电子档案需符合国家电子档案管理规定;
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责任与追溯
- 销毁程序需全程记录,确保可追溯性。
四、附则
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档案移交 :单位撤销、合并时,会计档案需按规定移交或代管;
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违规处理 :未按规定销毁可能导致法律责任。
以上规定旨在确保会计档案管理的规范性与安全性,防止信息泄露与档案丢失。