仅保存XML文件

关于数电发票的归档要求及操作方式，综合相关规范及工具使用说明如下：

一、归档格式要求

1. 推荐使用XML格式

   根据财政部、国家档案局及税务部门规定，数电发票报销入账时 必须保存含有数字签名的XML文件 作为归档原件，无需另存纸质版。

2. 其他格式的辅助作用

   • 可下载PDF或OFD格式文件用于 查看、打印或存档备份 ，但 不可作为归档原件 。

二、操作流程与规范

1. 全电入账（不打印）

   • 直接以XML文件完成报销入账归档，系统自动进行查重、验真。

   • 适用场景：已建立电子会计档案管理信息系统的单位。

2. 需要纸质版的情况

   • 下载PDF或OFD格式文件用于报销或存档。

   • 必须同时保存对应的XML格式电子文件，确保信息一致。

3. 系统工具辅助

   • 使用《宜盟报销查重工具》进行批量处理：

     • 员工端上传发票图片或二维码，系统自动查重并下载验证后的XML文件。

     • 财务端可同步审核发票信息，形成电子档案台账。

三、其他注意事项

1. 存储与备份

   • 电子档案需采用 离线存储介质 （如光盘、磁带）进行长期保存，并制作多套备份。

   • 建立电子档案索引，便于检索和管理。

2. 保存期限

   • 数电发票电子文件需保存 30年 ，与纸质会计凭证保持一致。

3. 合规性要求

   • 确保发票内容与开票系统数据一致，避免因格式转换导致信息丢失。

   • 定期进行档案完整性检查，防止数据篡改。

四、特殊情况处理

• 无法获取XML文件 ：通过发票二维码使用《宜盟报销查重工具》扫描验证后下载。

• 系统操作问题 ：未建立电子系统的单位需先进行纸质凭证归档，再上传电子发票。

通过以上规范操作，可确保数电发票的合规性、安全性和可追溯性。