无法提供原始凭证时，书面情况说明是补救关键，需包含丢失原因、内容摘要、金额等核心信息，并由经办人、知情人及领导签字确认，方可作为替代凭证。

1. 书面说明的必要性
   原始凭证丢失会导致财务记录失去法律效力，书面说明能还原经济业务实质，确保账务连续性。需详细描述凭证类型（如发票、收据）、涉及项目、金额及丢失原因（如火灾、遗失），避免后续审计或税务核查风险。

2. 签署流程的严谨性
   说明需经经办人签字确认内容真实性，知情人（如同事或第三方）佐证，最终由领导审批。多层签字确保责任可追溯，降低伪造风险，符合企业内部控制和《会计基础工作规范》要求。

3. 替代材料的补充作用
   若凭证因技术原因（如电子数据损坏）无法提供，可附辅助证据如银行流水、聊天记录或第三方平台交易截图，增强说明可信度。财务部门需审核材料关联性，确保逻辑闭环。

4. 法律与实操风险提示
   长期依赖书面说明可能影响税务稽查结果，甚至引发补税或罚款。建议同步完善凭证管理制度，例如电子备份或双人保管，从源头减少丢失概率。

书面说明是应急手段而非长久之计，企业应强化凭证保管意识，结合数字化工具规避风险。