参会人员状态的填写需根据会议性质灵活调整，核心字段包括“姓名、部门、职务、联系方式、参会状态（如未确认/已确认/无法参加）”，必要时补充健康申报或线上参会标识。

1. 基础信息填写
   参会人员表格通常包含姓名、部门、职务、联系方式等基础字段，用于身份识别和会务联系。例如，职务和部门有助于现场分组或议题讨论，而手机和邮箱是通知发送的关键渠道。

2. 参会状态标注
   状态栏需明确区分“未确认”“已确认”“无法参加”等选项，便于统计实际到会人数。线上会议可增加“是否在线”标识，确保技术支持提前到位。

3. 健康与行程申报
   特殊时期（如疫情期间）需附加健康申报，包括健康码状态、14天旅居史及体温记录。此类信息需正反面打印提交，确保参会安全。

4. 备注与动态更新
   备注栏可记录特殊需求（如饮食禁忌、设备要求），而确认日期字段帮助追踪反馈时效。定期更新状态表格，避免因信息滞后影响会务安排。

填写时需平衡简洁性与完整性，确保信息真实有效，同时遵守隐私保护原则。线上会议可借助工具自动同步状态，提升效率。