供应商罚款联络函是企业规范供应链管理、维护合同权益的重要工具，用于明确责任、减少损失并促进合作。 这类函件需清晰说明违约事实、处罚依据及具体金额，同时保持专业礼貌，避免破坏长期合作关系。

1. 核心要素

   • 违约事实：准确描述供应商的违约行为（如发错货、逾期交货），并附上相关证据（如合同条款、损失明细）。
   • 处罚依据：引用合同或协议中的具体条款，说明罚款的合法性，例如“根据编号××的协议第×条”。
   • 损失明细：量化直接经济损失（如报废材料成本、停产损失），列出计算方式（如“20kg色漆×单价”）。

2. 写作技巧

   • 语气平衡：开头表达感谢合作，结尾强调未来协作意愿，避免敌对态度。例如：“首先感谢贵司长期支持……望后续加强沟通。”
   • 结构清晰：分点列明处罚项（如警告、罚款金额、整改期限），必要时附加缴纳方式或申诉流程。

3. 注意事项

   • 法律合规：确保罚款金额符合合同约定或行业标准，避免过度处罚引发纠纷。
   • 时效性：明确罚款缴纳期限及逾期后果（如“15日内缴纳，逾期每日加收3%”）。

通过规范化的罚款联络函，企业既能维护自身权益，又能督促供应商改进服务，最终实现供应链高效协同。建议结合具体案例模板调整内容，确保实用性与针对性。