在撰写供应商承担费用联络函时，关键在于明确指出问题、详细说明情况并明确提出费用承担的要求。这类信函通常用于当供应商提供的材料或服务出现问题导致额外成本产生时，正式通知供应商并要求其承担相应的费用。这不仅有助于维护公司的经济利益，还能确保与供应商之间的沟通透明和责任清晰。

联络函的开头应简明扼要地介绍写信的目的，即因为供应商提供的产品或服务出现了不符合合同规定的问题，导致公司产生了额外的成本或损失。这部分需要具体描述发生了什么问题，例如产品质量不合格、交货延迟等，并提供必要的证据支持你的主张，如检验报告、照片或其他相关文档。

接下来，详细列出由于上述问题造成的具体影响，包括但不限于生产停滞的时间、返工所需的人力物力资源、客户投诉及其处理成本等。这部分内容应当尽可能详尽，以便让供应商清楚了解其行为对公司运营的具体影响。提及根据双方签订的合同条款，这些额外费用应由供应商承担。

随后，提出具体的赔偿请求，包括金额计算方式和支付期限。这里应当基于实际发生的成本来计算费用，避免夸大事实。如果可能的话，附上详细的费用清单作为附件，这样可以增加信函的专业性和说服力。还应指明希望供应商采取哪些补救措施以防止类似事件再次发生，比如改进质量控制流程或者调整交货时间表。

在总结部分重申你对长期合作关系的重视，并强调解决此次争议的重要性。表达出希望通过友好协商解决问题的态度，同时也表明若无法达成共识，则不排除采取进一步行动的可能性。结尾处可礼貌地邀请对方回复确认收到此函，并期待尽快得到回应。

通过以上步骤编写供应商承担费用联络函，不仅能有效传达信息，促使问题得到及时解决，还有助于维护良好的商业关系。记住，保持语气专业且客观至关重要，即使面对的是不利的情况也应如此。