‌供应商联络函是企业与供应商沟通的重要工具，用于明确合作细节、规范业务流程、提升合作效率。‌ 一份专业的模板通常包含‌关键要素（如双方信息、事由、条款说明）‌，并需根据‌合作场景（如询价、订单确认、投诉处理）‌灵活调整。以下是核心要点解析：

1. ‌基础结构标准化‌

   • ‌抬头信息‌：注明企业名称、地址、联系方式及发文日期，供应商信息需准确无误。
   • ‌标题明确‌：直接点明函件目的，例如《关于2025年度原材料采购的联络函》。
   • ‌编号管理‌：建议添加文件编号，便于后期追溯与归档。

2. ‌内容分层清晰‌

   • ‌事由简述‌：开篇说明背景或需求（如“针对XX批次产品质量问题”），避免冗长。
   • ‌条款分项列明‌：涉及价格、交货期、质量标准等关键条款时，用序号或项目符号突出。
   • ‌行动指引‌：明确供应商需反馈的内容或截止时间（如“请于3个工作日内确认”）。

3. ‌场景化模板示例‌

   • ‌询价函‌：需列明产品规格、数量、期望交付周期，并询问含税报价。
   • ‌订单变更函‌：标注原订单编号，详细说明调整项（如数量增减、日期变更）。
   • ‌投诉处理函‌：客观描述问题，附证据（如质检报告），提出解决方案建议。

‌提示‌：使用模板时需注意语气礼貌、表述严谨，重要事项建议加盖公章或通过邮件二次确认，避免法律风险。定期更新模板以适应业务变化，可显著降低沟通成本。