供应商扣款联络函是用于正式通知供应商因合同约定事项（如质量问题、延迟交货等）需扣除款项的商业文书，核心要素包括扣款依据、金额明细、处理流程及后续协作要求。

1. 明确扣款原因与依据
   开篇需直接引用合同条款或协议约定，说明扣款的法律或合同依据（例如“根据双方签订的《供货协议》第X条”），并简要陈述具体违约事实（如批次不合格率超限、交货超期X天）。避免模糊表述，需附检测报告、物流记录等证明材料编号。

2. 列明扣款金额与计算方式
   分项列出扣款明细，例如：“1. 质量扣款：不合格品占比5%，按合同单价10%扣除，计￥XXX；2. 延期赔偿：每日违约金0.1%，累计￥XXX。”若涉及分批结算，需注明本次扣款对应的订单或交货批次号。

3. 规范处理流程与期限
   要求供应商在X工作日内书面确认扣款事项，并提示逾期未回复视为认可。同时说明款项调整方式（如从下一笔货款抵扣或需退回差额），并提供财务对接人联系方式以便核对。

4. 强调后续合作意向
   结尾应保持专业态度，表达继续合作的意愿（如“我方仍高度重视与贵方的长期合作，望后续加强质量管控”），避免因扣款影响合作关系。

提示： 函件需加盖公章并通过正式渠道（如EMS或邮箱）发送，同步抄送双方财务与法务部门留存。争议较大时建议附调解方案或协商会议邀约。