《城市社区档案管理办法》是我国规范社区档案管理的首部国家规范性文件,通过集中统一管理、分类归档和信息化建设三大核心措施,确保社区档案的真实性、完整性与安全性,为和谐社区建设提供有力支撑。
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集中统一管理:社区档案由综合档案室或专人管理,任何组织或个人不得擅自销毁或占有。经费从社区办公经费列支,保障档案收集、整理、鉴定等基础需求,同时要求档案人员专业培训,离职需交接手续,避免档案流失。
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科学分类与归档:文件材料分为文书、科技、会计三大类,按年度、问题、保管期限细化分类。例如,文书档案按“社区党建”“居民自治”等主题归档,会计档案按报表、账簿分类。归档时间明确,如文书材料次年6月底前归档,电子文件需符合国家标准。
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安全防护与信息化:档案室需配备防火、防潮等设施,定期检查档案状态,破损需及时修复。声像、电子档案定期检测可读性,鼓励数字化转化。同时推进档案信息化建设,逐步实现电子化管理。
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利用与监督机制:建立档案统计和利用制度,简化查阅流程但需登记。到期档案由鉴定小组(含居民代表)审核后销毁,销毁清册永久保存。明确法律责任,对损毁、泄密等行为依法追责。
提示:各地可结合实际情况制定实施细则,但需确保档案的规范性和连续性,避免因检查频繁拆散案卷,影响档案完整性。