借用会议室的函件通常包含以下核心要素，需结合具体场景调整格式和内容：

一、基本结构

1. 标题 ：明确标注“会议室借用申请函”或“会议室使用协议”

2. 双方信息 ：包括申请人（或单位）名称、地址、联系方式，以及被借用方（如会议室所属单位）的名称

3. 借用目的 ：简要说明借用会议室的具体用途（如会议、培训等）

二、核心内容

1. 借用时间

   • 明确开始日期和结束日期，建议使用“自____年__月__日起至____年__月__日止”格式

2. 场地信息

   • 详细说明会议室位置、编号及设施情况（如容纳人数、设备配备等）

3. 费用说明

   • 若涉及费用，需注明支付方式、押金要求等（如“每日租金1000元”）

三、使用要求

1. 维护与清洁

   • 申请人需保持会议室整洁，会后带走个人物品并关闭电器设备

2. 其他规定

   • 可补充如禁止使用非指定设备、需提前预约等条款

四、结尾与签字

1. 感谢语 ：表达对会议室提供的感谢

2. 双方签字 ：申请人及被借用方代表签名，并注明日期

示例模板 （供参考）：

会议室借用申请函

被借用方：[会议室所属单位]
地址：[单位地址]

根据双方协商，现申请借用位于[会议室位置]的会议室，具体事项如下：

一、借用时间  
自____年__月__日起至____年__月__日止

二、费用说明  
每日租金1000元，需提前支付押金

三、使用要求  
保持会议室整洁，会后关闭所有电器设备

申请人承诺遵守上述规定，感谢贵方支持。

申请人（盖章）：[单位公章]  
日期：____年__月__日

建议根据实际需求调整条款细节，并保留书面协议以备后续确认。