会计凭证保管需重点关注以下六个方面,确保凭证的安全性、完整性和可追溯性:
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分类装订与编号管理
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记账凭证需按编号顺序装订,连同原始凭证或汇总表整理,封面注明单位名称、年度、月份、凭证种类及起止号数。
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原始凭证较多时可单独装订,但需在封面标注所属记账凭证信息,并在记账凭证上注明“附件另订”。
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凭证封存与防篡改
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装订后加贴封签并盖章,防止凭证抽换;重要凭证(如押金单、提单)可单独编目保管。
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电子会计凭证若符合条件(真实性、系统兼容性、检索关系),可仅以电子形式保存。
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外借与复制管理
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原始凭证原则上不得外借,特殊情况下需经会计机构负责人和单位负责人批准后复制,复印件需登记并双方签章。
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从外单位取得的凭证遗失时,需原单位证明或当事人说明情况后,由批准人员代作原始凭证。
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保管期限与移交
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一般保管期限为30年,年度终了后暂由会计机构保管1年,再移交档案机构或指定人员长期保管。
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出纳人员不得兼管会计档案。
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防损毁与定期检查
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采用防虫、防火措施,定期检查凭证完整性,确保无虫蛀、鼠咬等毁损。
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重要凭证需单独保管目录,便于随时查阅和归还。
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总结 :会计凭证保管需通过分类装订、严格外借管理、规范保管期限及防损措施,确保财务信息的真实性和可追溯性。