财务审核和记账不能由同一个人担任,这是《会计法》和内部控制准则的明确要求,旨在通过职责分离避免舞弊风险、确保财务数据的准确性。关键原则包括:不相容职务必须分离(如审批与执行、记录与保管)、出纳不得兼任稽核或债权债务登记等核心岗位。
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法律与制度依据
我国《会计法》第二十七条明确规定,记账人员与审批、经办、财物保管等岗位需职责分离。企业内部控制体系将“审核与记账”列为典型的不相容职务,若由同一人操作,既可能掩盖错误,又难以发现舞弊行为。例如,凭证审核需独立验证交易真实性,而记账则依赖审核结果,二者合一将失去制衡。 -
风险与漏洞分析
合并职责会导致内部控制失效。例如,员工可能虚构交易并自行审核记账,挪用资金;或掩盖账务错误,导致财务报表失真。实践中,曾有小企业因财务人员兼任审核和记账,出现重复报销、虚增费用等问题,最终引发税务风险。 -
例外情况的局限性
极少数小微企业因人手不足可能临时合并岗位,但需通过交叉复核、第三方审计弥补缺陷。即便如此,这种安排仍不符合审计独立性要求,且可能影响融资或上市合规性。例如,风投机构通常将职责分离作为投资前提。 -
优化分工的建议
企业应明确岗位说明书,划分审核(检查凭证合法性)、记账(准确录入数据)的权限,并定期轮岗。技术层面可通过财务系统设置操作隔离,如审核人无法修改已审批数据,记账人无权调整审批流程。
总结:财务审核与记账分离是合规底线,更是企业防范风险、提升公信力的基石。资源有限的企业可借助外包或数字化工具实现高效分工,而非牺牲内控有效性。