要使Word文档排版整齐，可遵循以下规范与技巧：

一、样式与格式统一

1. 应用预设样式

   通过“开始”选项卡中的样式功能，为标题、正文等不同层级套用“标题1”“正文”等样式，实现一键统一。修改样式时勾选“自动更新”选项，确保所有关联内容同步更新。

2. 自定义样式

   若默认样式不符合需求，可右键点击样式并修改字体、间距等参数，创建专属样式。

二、段落格式优化

1. 行距与间距

   • 行距选择1.5倍或双倍，段落前后间距设为6磅或12磅。

   • 避免手动输入空行，通过“段落”设置精确调整。

2. 缩进与对齐

   • 首行缩进2字符，正文左对齐或两端对齐，增强可读性。

三、高效排版技巧

1. 格式刷与多级标题

   • 使用格式刷（Ctrl+Shift+C/V）快速复制格式，双击格式刷连续应用多处。

   • 通过“样式”功能为不同层级标题设置结构（如标题1→标题2→正文），便于生成目录。

2. 分节符与页眉页脚

   • 使用分节符（布局→分隔符）划分不同区域，独立设置页眉页脚和页码。

   • 对于复杂文档，可设置奇偶页不同页眉或纸张方向。

四、细节调整

1. 图片处理

   • 嵌入型图片四周保留0.5行间距，设置锚点防止图片移动。

2. 页边距与打印设置

   • 页边距建议留出2.5-3英寸，打印前通过“页面布局”检查装订线、页码格式等。

五、避免常见错误

• 复制粘贴优化 ：先粘贴到记事本再复制到Word，避免格式丢失。

• 保存习惯 ：设置Ctrl+S为快捷保存，定期备份文档。

通过以上方法，可显著提升Word文档的规范性和美观度。若需进一步优化，可结合母版视图批量修改样式，或使用“查找和替换”功能统一调整格式。