员工出差借款的会计分录主要分为借款、报销、还款三个环节，具体如下：

一、借款时

分录 ：

借：其他应收款——员工姓名

贷：库存现金/银行存款

说明 ：员工预借现金或支票时，通过“其他应收款”科目核算，反映公司对外部资金的暂时占用。

二、报销时

分录 ：

借：管理费用/销售费用（实际发生费用）

贷：其他应收款——员工姓名

说明 ：员工报销差旅费时，将实际费用计入对应费用科目（如管理费、销售费），同时冲减预借的“其他应收款”。

三、还款时

分录 ：

1. 多余资金退还

   借：库存现金/银行存款

   贷：其他应收款——员工姓名

   说明 ：若报销后有剩余资金，需归还公司。

2. 不足部分补款

   借：管理费用/销售费用（补款金额）

   贷：银行存款/库存现金

   说明 ：若实际费用高于预借金额，公司需额外支付差额。

四、注意事项

• 科目选择 ：根据员工所属部门选择费用科目（如管理费、销售费）。

• 凭证审核 ：报销时需附发票、单据，经审批后方可入账。

• 税务合规 ：差旅费报销需符合税法规定，避免将非工资性补贴计入应税所得。