当员工归还公司借款时，会计分录需根据还款方式（现金/银行转账）和是否涉及利息进行区分。‌核心分录逻辑为：借记“银行存款”或“库存现金”，贷记“其他应收款—员工借款”‌；若涉及利息收入，需额外贷记“财务费用—利息收入”科目。

1. ‌无息借款的还款处理‌

   • 现金还款：
     借：库存现金
     贷：其他应收款—员工借款（XX部门/姓名）
   • 银行转账还款：
     借：银行存款
     贷：其他应收款—员工借款

2. ‌带息借款的还款处理‌

   • 本息通过银行收回：
     借：银行存款
     贷：其他应收款—员工借款（本金部分）
     财务费用—利息收入（利息部分）

3. ‌跨期还款的特殊情况‌

   • 若借款跨会计年度且计提过坏账准备，需先冲销计提：
     借：坏账准备
     贷：其他应收款
     实际收回时按正常分录处理，并调整坏账准备余额。

4. ‌常见错误规避‌

   • 混淆科目：避免误记入“应收账款”或“其他应付款”科目；
   • 利息处理：利息收入需单独列示，不可与本金合并记账；
   • 凭证附件：保留员工还款申请单或银行回单作为原始凭证。

企业需定期清理“其他应收款”中的员工借款明细，确保账务清晰。对于频繁借款的员工，建议完善内部借款制度并强化审批流程。