《会计档案管理办法》是规范单位会计档案管理的核心法规,明确会计资料的归档范围、电子化管理条件、保管期限及销毁程序等关键要求,旨在保障会计档案的真实性、完整性与安全性。其核心亮点包括:电子会计档案的合法化、保管期限调整为10年/30年两类、新增鉴定销毁环节,适应信息化时代需求的同时强化风险管控。
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会计档案的定义与范围
会计档案涵盖单位经济业务中形成的所有具有保存价值的会计资料,包括凭证、账簿、财务报告及其他辅助性材料(如银行对账单、纳税申报表等)。电子会计档案被正式纳入管理范围,但需满足来源真实、系统合规、防篡改等严格条件。 -
电子化管理与安全要求
符合条件的电子会计资料可仅以电子形式保存,但需确保会计核算系统能输出标准格式文件,且电子档案管理系统具备长期保管能力。外部接收的电子资料需附合法电子签名。安全措施包括备份制度、访问权限控制及元数据管理。 -
保管期限与移交流程
定期保管期限简化为10年(如月度报告、银行调节表)和30年(如凭证、账簿)两类,永久保管类(如年度财报、销毁清册)需单独处理。会计档案由会计机构临时保管1年后移交档案部门,最长延迟不超过3年。 -
鉴定与销毁程序
新增鉴定环节,需定期评估到期档案价值并形成书面意见。销毁需由档案、会计、信息技术部门共同监销,确保流程可追溯。永久保存类及重要电子档案不得仅以电子形式销毁。 -
特殊情形处置
单位合并、分立或终止时,会计档案需按国家规定移交或处置;业务移交时,相关档案应随业务转移,避免信息断层。
会计档案管理需结合单位实际制定细则,尤其注重电子化转型中的合规性与安全性。定期培训档案管理人员、升级信息系统是落实《办法》的关键,同时关注地方财政及档案部门的补充规定,确保全流程合法高效。